Za podjetja

Therefore

Kaj je upravljanje dokumentov?

Kam zaposleni shranjujejo dokumente in kako jih iščejo?

  • V strukturo map programa Windows – dobro in logično strukturo, ki pa jo različni ljudje uporabljajo različno glede na osebne preference
  • V e-poštne nabiralnike – tudi ti imajo prilagojeno strukturo map, ki je pogosto drugačna od tiste v programu Windows.
  • V fizične predalnike za shranjevanje. Ti imajo lahko določeno strukturo za osebo, oddelek ali celotno podjetje, ki jih uporablja, vendar pa se njihove strukture pogosto razlikujejo glede na zaposlene ali oddelke, ki jih uporabljajo. –
  • Na pomnilniške ključe USB – na katere lahko shranjujemo osebne varnostne kopije ali jih uporabljamo za prenos dokumentov na druga mesta za shranjevanje.

Pogosto se uporabljajo vsa štiri mesta, na vsakem pa je le del podatkov – ki so ali pa niso posodobljeni. Posledica je nezanesljivo stanje, v katerem tvegate izgubo, nepooblaščene dostope, krajo in uničenje podatkov.

Težava ima dva glavna razloga:

  • Hierarhična drevesna struktura. Čeprav predstavlja jasen in logičen način shranjevanja dokumentov, je vsaka hierarhija drugačna, ker imajo osebe različne zadolžitve in načine razmišljanja. Ko sistemi postanejo veliki in vsebujejo podatke več oseb, lahko to postane velika težava.
  • Ljudje podvajajo dokumente, da imajo kopijo v vsaki strukturi za shranjevanje – v e-pošti, na lokalnem ali omrežnem pogonu ali pomnilniškem ključu USB, zato postane težko slediti, katera različica je najnovejša.

Rešitev je opustitev hierarhične drevesne strukture, namesto katere si zastavimo samo dve vprašanji:

  • Kakšne vrste je dokument?
  • Katere oznake želite dodati dokumentu, da ga lahko prepoznate?

Če želite na primer shraniti pogodbo, jo lahko pred shranjevanjem v sistem za upravljanje dokumentov Therefore označite neposredno na zaslonu večfunkcijske naprave. Podobno lahko dokument označite iz skoraj katerega koli namiznega programa.

Oznake učinkovito odpravijo potrebo po kakršni koli hierarhični strukturi. Kdor koli z dostopnimi pravicami lahko dokumente pridobi iz osrednjega mesta za shranjevanje, zato potrebe po podvajanju ni več. Zdaj imate samo eno mesto za shranjevanje, iskanje, distribucijo in varovanje dokumentov.

To je bistvena prednost sistema za upravljanje dokumentov, je pa samo ena od možnosti uporabe. Sistem ponuja tudi:

  • delovne poteke za dokumente
  • arhiviranje e-pošte
  • paketno skeniranje
  • varnost dokumentov
  • samodejno zajemanje izhodnih dokumentov podatkovnih sistemov
  • prostor za shranjevanje na varnih medijih v primeru izgube podatkov 

spacer
					image
Useful Downloads
Therefore™ Brochure
Related Information
Zakaj izbrati Therefore™?
Prilagodljivost programske opreme Therefore™
Komponente programske opreme Therefore™
Funkcije programske opreme Therefore™
Integracija programske opreme Therefore™
Therefore™