DWF: drugačen način dela

Izziv

Podjetje DWF LLP je eno najuspešnejših pravnih podjetij v Združenem kraljestvu. Hitro je zraslo iz pisarne s štirimi zaposlenimi v podjetje, ki v svojih 13 mednarodnih pisarnah zaposluje 2300 ljudi. Podjetje si želi to zgodbo o uspehu še nadgraditi in utrditi položaj kot eno izmed 15 najuspešnejših podjetij. Za to potrebujejo veliko več kot samo finančni izkaz.

Kot pravi Andrew Laitherland, vodilni družbenik in izvršni direktor podjetja: "Naša največja priložnost je, da delamo stvari drugače." Ta filozofija se odraža v treh strateških ciljih podjetja – nuditi boljše storitve za stranke, poslovati bolj dobičkonosno in nuditi okolje, ki bo pritegnilo najboljšo delovno silo, ki bo lahko izkoristila svoj potencial. Na poslovnem področju, kjer prevladujejo aktivnosti z veliko porabo papirja, je digitalno upravljanje tiskanja in informacij ključnega pomena za doseganje takšnih ciljev.

"Področje je zasidrano v tradicionalnih metodah dela," pojasni Janice Moores, vodja izvrševanja storitev in naročanja. "Odpravljanje zamudnih pravnih postopkov z veliko porabo virov nam daje znatno konkurenčno prednost." Zato se je podjetje DWF odločilo za digitalizacijo svojih glavnih poslovnih procesov in vzpostavitev bolj prilagodljivega delovnega okolja. Morali so obvladati stroške in kompleksnost tiskanja več kot 57 milijonov strani na leto. Prav tako pa je podjetje moralo delovati v skladu s strogimi zakonskimi zahtevami področja za varovanje občutljivih podatkov strank.

Canonova rešitev

V tesnem sodelovanju z družbo DWF je Canon zasnoval novo strategijo za delo z dokumenti ter revidiral celotno tiskalno infrastrukturo podjetja. Vpeljali smo mobilni dostop do dokumentov, mobilno tiskanje in digitalno vložišče, ki vse prejete dokumente takoj digitalizira in dostavi naslovniku v elektronski obliki neposredno v e-poštni predal. Rešitev za delo z dokumenti je bila zasnovana tako, da zaposlenim omogoča fleksibilno delo med potovanji ali delom v drugi pisarni, prav tako pa vključuje varen sistem za preverjanje istovetnosti in izvedbo opravil za večjo informacijsko varnost.

Prednosti

Največji učinek digitalizacije v podjetju pa so občutili zaposleni, ki imajo sedaj na voljo orodja za učinkovito delo, ne glede na to, kje se nahajajo. Podjetje se od konkurence razlikuje po storitvah, ki jih ponuja strankam. Moores pojasnjuje: "Uporabnikom smo zagotovili možnost dostopa do ključnih podatkov in poslovnih postopkov, kjer koli se nahajajo, in tako spodbudili učinkovitost in boljše izvajanje storitev za stranke."

Tudi pisarna podjetja DWF je postala bolj sodelovalno okolje, saj nova infrastruktura za tiskanje strankam omogoča delo na daljavo in tiskanje v pisarnah podjetja. Moores razlaga: "Naše stranke lahko katero koli od naših pisarn uporabljajo, kot da je njihova, česar ne ponuja skoraj nobeno drugo pravno podjetje."

Izjemne prednosti je prineslo tudi Canonovo digitalno vložišče. Rešitev prinaša nemoten pretok informacij v podjetju, DWF pa pričakuje, da bo ta rešitev prinesla povrnitev naložbe v dveh letih ter nadaljnji milijon britanskih funtov letnega prihranka.

Z digitalnim hranjenjem, varnostnim kopiranjem in zaščito dokumentov se je povsem spremenil tudi način iskanja in arhiviranja informacij. Zaposleni lahko delo opravljajo hitreje in bolj učinkovito, manjša poraba papirja pa je prinesla ogromno prostora v pisarni, stroški fizične hrambe pa so se zmanjšali za več kot polovico.

Ta inovacija pa nima negativnih posledic za varnost, saj je celotna rešitev certificirana v skladu z najstrožjim mednarodnim standardom za upravljanje informacijske varnosti ISO 27001. S sledenjem in poročanjem glede okoljskih ciljev je naša rešitev zmanjšala ogljični odtis podjetja in podjetju prinesla certifikat ISO 14001.

Ta pristop očitno deluje, saj je leta 2014 časnik The Financial Times podjetje uvrstil med najbolj inovativna podjetja v Evropi. Moores zaključi: