Utapljanje v podatkih: zakaj morajo finančne ekipe ponovno razmisliti o upravljanju informacij

Čeprav je digitalna preobrazba preoblikovala številne sfere poslovanja, pa delo v finančnih oddelkih, zlasti povezano s prejetimi računi, pogosto zaostaja pri napredku. Ročni vnos podatkov, razdrobljeni postopki odobritve in slaba sistemska integracija so še vedno ozka grla. Vodje finančnih oddelkov prepoznavajo prednosti avtomatizacije, vendar njeno izvajanje ostaja nedosledno, saj mnoge ekipe le delno avtomatizirajo svoje poteke dela.

Najnovejše poročilo o trendih avtomatizacije na področju prejetih računov¹ ugotavlja, da sicer večina podjetij priznava potrebo po avtomatizaciji, vendar jih 74 % še vedno deluje s samo delno avtomatiziranimi postopki na področju prejetih računov. To je nekaj, kar se mora spremeniti. Za finančne ekipe je lahko precej izčrpavajoče, če morajo velik delež svojega delovnega tedna nameniti administrativnim nalogam. Vodje finančnih oddelkov morajo pokazati, da oddelek ni samo stroškovno središče, temveč da igra ključno vlogo pri pametnem načrtovanju, strategiji in sprejemanju odločitev, povezanih s podatki, na najvišjih ravneh poslovanja.

Več kot petina skupin, ki se ukvarjajo s prejetimi računi, je v večmesečnem zaostanku pri obdelavi računov² in to je še kako pomembno, saj je v današnjem nestanovitnem poslovnem okolju podatek o tem, koliko finančnih obveznosti ima v nekem trenutku podjetje in kdaj jih mora poravnati, ključni dejavnik njegove finančne prilagodljivosti. V negotovih časih se podjetja z nepreglednimi denarnimi tokovi morda ne bodo mogla odzvati na spremembe na trgu in se bodo tako spopadala z velikimi izzivi pri pridobivanju kredita pod ugodnimi pogoji³.

Vodje financ bodo ob prehodu na digitalno usmerjen finančni oddelek dosegli bistvene strateške koristi, kot so večja skladnost in znižani stroški, hkrati pa bodo svojim visoko usposobljenim finančnim strokovnjakom omogočili, da se osredotočijo na dolgoročno načrtovanje z višjo dodano vrednostjo namesto na ročno vnašanje podatkov.

Pri podjetjih, ki finančne operacije še vedno upravljajo ročno, se neučinkovitosti pojavijo na vsakem koraku. Računi so na voljo v različnih oblikah – nekateri so digitalni, nekateri pa še papirnati, in prav ti zahtevajo ročni vnos podatkov pred obdelavo. Procesi odobritve so pogosto počasni in razdrobljeni, kar povzroča zamude, izpade plačil in napete odnose z dobavitelji. Ti izzivi so pogosto le vrh ledene gore.

V skladu s poročilom o trendih na področju prejetih računov je 60 % računov še vedno ročno vnesenih v ERP ali računovodske sisteme, 52 % strokovnjakov s tega področja pa porabi več kot deset ur na teden za obdelavo računov. Tovrstne neučinkovitosti predstavljajo izgubo časa in prinašajo veliko stresa finančnim ekipam, pri čemer 64 % vprašanih navaja, da jim ravno neučinkoviti postopki predstavljajo največji izziv.

Tudi skladnost postaja vse bolj kompleksno področje. Nekatere raziskave⁴ kažejo, da so nekatere regulativne globe na področjih, povezanih s poznavanjem strank (KYC) in upravljanjem življenjskega cikla strank (CLM), v zadnjih letih narasle za 53 %. Brez strukturiranih procesov upravljanja informacij in financ za obvladovanje nenehno spreminjajočega se zakonodajnega okolja se podjetja izpostavljajo nepotrebnim finančnim tveganjem in tveganjem za ugled.

Po drugi strani pa organizacije, ki so v delovanje svojih finančnih oddelkov uspešno integrirale sodobno tehnologijo, naravnost blestijo. Raziskava družbe Ardent Partners⁵ ugotavlja, da najboljša avtomatizacija plačljivih obveznosti prihrani 79,5 % stroškov obdelave računov in zahteva tretjino manj zaposlenih za upravljanje potekov dela v zvezi s prejetimi računi kot pri povprečno uspešnih podjetjih.

Vodje finančnih oddelkov zelo dobro poznajo težave. Za njihovo premagovanje so potrebne več kot dodatne izboljšave sistema in postopkov. To zahteva temeljno spremembo v načinu upravljanja, dostopa do in obdelave finančnih podatkov. Če povzamemo, to zahteva pametnejše upravljanje informacij.

Organizacije, ki posodobijo svoj pristop do upravljanja informacij, žanjejo koristi uspešne preobrazbe. Kako pa je to videti v praksi?

Podjetja morajo digitalizirati finančne poteke dela, avtomatizirati odobritve računov in centralizirati finančne dokumente. S tem pridobijo večji nadzor, zmanjšajo stroške in osvobodijo svoje finančne ekipe okov izvajanja vsakdanjih postopkov, da se lahko osredotočijo na opravila z višjo vrednostjo.

Eden izmed najbolj opaznih učinkov je hitrost obdelave računov. Raziskava družbe Ardent Partners ugotavlja, da podjetja, ki koristijo avtomatizirane postopke, prejete račune obdelajo 81 % hitreje, kar pomeni, da so v uspešnih finančnih oddelkih povprečni cikli obravnave računov skrajšani z desetih na samo tri dni.

Poleg operativne učinkovitosti strukturiran pristop upravljanja informacij tudi izboljša finančno natančnost in preglednost. Študija o trendih avtomatizacije postopkov, povezanih s prejetimi računi, je ugotovila, da organizacije s popolnoma digitaliziranimi poteki dela na področju plačljivih obveznosti zmanjšajo napake pri obdelavi za 73 % in da se natančnost finančnega poročanja izboljša za 40 %. Ta raven natančne transparentnosti vodjem finančnih oddelkov omogoča sprejemanje odločitev, ki temeljijo na podatkih, optimizacijo obratnega kapitala in okrepitev finančnega nadzora.

Številnim finančnim ekipam se lahko prehod na popolnoma digitaliziran in avtomatiziran finančni potek delovanja zdi strašljiv izziv. Prehod od ročnih procesov in zastarelih sistemov zahteva več kot zgolj izbiro prave tehnologije – zahteva strukturiran, postopen pristop, ki je usklajen s poslovnimi cilji, zmanjšuje tveganje in zagotavlja nemoteno uvedbo.

Prehod na digitalno zrelo finančno poslovanje se ne zgodi kar čez noč. Kljub temu lahko finančni oddelki z upoštevanjem postopnega načrta zmanjšajo motnje, hitreje uresničijo donosnost naložb in ustvarijo temelje za dolgoročni uspeh.

• 1. korak: Prepoznajte neučinkovitosti v finančnih postopkih in pri obdelavi računov
Pred uvedbo tehnologije morajo podjetja revidirati obstoječe poteke dela in dejavnosti ter opredeliti neučinkovitosti, kot so počasne odobritve, ročni vnos podatkov in slaba preglednost finančnih zadev.

• 2. korak: Izberite prave rešitve in ponudnike
Organizacije morajo dati prednost rešitvam in ponudnikom, ki najbolje odgovarjajo na njihove notranje izzive. Področja, kot so obdelava računov, avtomatizacija upravljanja pogodb in rešitve za digitalno vložišče, so pogosto izhodišče za tovrstne pobude. Ponudniki rešitev z izkušnjami na teh področjih ne avtomatizirajo le ključnih finančnih procesov, temveč običajno ponujajo tudi integracijo s sistemi ERP in finančnimi sistemi, da v celotnem podjetju omogočijo pomemben dostop do finančnih podatkov v realnem času.

• 3. korak: Novosti vpeljite postopoma
Najuspešnejše digitalne preobrazbe se pogosto začnejo z naslavljanjem ključnih področij. Veliko podjetij začne z avtomatizacijo zajema računov in delovnih potekov odobritev, nato pa svojo preobrazbo razširijo še na druga področja. Ta postopni pristop zagotavlja nemoten prehod in hitro donosnost naložb.

• 4. korak: Usposobite ekipe in spodbudite upravljanje sprememb
V resnici je avtomatizacija financ le tako učinkovita, kot so učinkovite ekipe, ki to avtomatizacijo koristijo. Združenje za inteligentno upravljanje s podatki (AIIM)⁶ poroča, da podjetja, ki vlagajo v strukturirano usposabljanje in upravljanje sprememb, beležijo 25 % višjo uspešnost pri integraciji novosti v svoj sistem. Posledično je za dolgoročni uspeh ključno zagotoviti, da finančne ekipe v celoti razumejo in sprejmejo digitalne delovne tokove.

• 5. korak: Spremljajte, optimizirajte in razširite obseg
Z uporabo nadzornih plošč z analizami v realnem času lahko finančne ekipe spremljajo izboljšave pri času obdelave računov, zmanjševanju napak in ravni skladnosti. Ti podatki o uspešnosti pomagajo še dodatno izpopolniti delovne tokove in zagotavljajo stalno izboljševanje procesov skozi čas.

Pri finančnih ekipah pri prehodu na pametnejše upravljanje informacij ne gre le za učinkovitost, temveč tudi za prilagodljivost, nadzor in sposobnost prilagajanja vse bolj kompleksnemu finančnemu okolju. Ker podjetja še naprej širijo svoje poslovanje, so ročni poteki dela, razpršene finančne evidence in tveganja za skladnost preprosto nevzdržni.

Prišel je čas, da finančni oddelek zavzame svoje mesto ob vodilni mizi. Kjer koli se sprejemajo pomembne poslovne odločitve, bodo napredni vodje finančnih oddelkov na voljo, da ponudijo vpoglede, ki temeljijo na podatkih, in strateško svetovanje, s čimer pokažejo, da njihova vrednost presega zgolj opravljanje osnovnih računovodskih storitev.