To je eden od razlogov, zakaj je varstvo podatkov v institucijah, vladah in organizacijah po vsej Evropi iz leta v leto bolj pomembno. Obseg nevarnosti se je eksponentno povečal.

Naše novo raziskovalno poročilo o upravljanju informacij je pokazalo, da se odločevalci na področju IT pogosto srečujejo s kršitvami varnosti in skladnosti, pri čemer so štirje od petih v zadnjem letu poročali o varnostnih težavah. In to kljub temu, da za varnost informacij in zagotavljanje skladnosti porabijo več časa kot pred pandemijo.

Postavlja se vprašanje: ali so bili tisti, ki se vsakodnevno ukvarjajo z varnostjo informacij in zagotavljanjem skladnosti v organizacijah, presenečeni?

V tem članku si bomo ogledali razloge, zakaj je vloga odločevalcev na področju IT postala težja, in kako bo avtomatizacija odločevalcev na področju IT olajšala upravljanje varnosti informacij in zagotavljanje skladnosti.

Kibernetski kriminal je velik posel. Po napovedih naj bi svetovno gospodarstvo leta 2024 zaradi kibernetskega kriminala utrpelo za 9,5 bilijona USD škode, medtem ko je ta številka leta 2015 znašala le 3 bilijone USD¹. V zadnjih letih je k temu prispevala hitra digitalizacija, saj se vse več dejavnosti organizacij, kot na primer kadrovsko in finančno poročanje, prenaša v splet.

Za reševanje tega vprašanja EU uvaja nove regulativne okvire. Z direktivo NIS2 bo na primer več panog spadalo na področje uporabe obstoječe zakonodaje², zaradi česar bo moralo veliko več organizacij po vsej Evropi dokazati višje standarde skladnosti.

To ni področje, ki bi ga podjetja lahko prezrla. Zaradi kršitev Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR)³ je bilo leta 2023 v EU izrečenih za približno 2,1 milijarde EUR glob.

Na organizacijski ravni je ohranjanje skladnosti še bolj zapleteno, saj je zaradi širjenja hibridnega dela in dela na daljavo vse več občutljivih podatkov zunaj pisarniškega okolja, kar prinaša dodatne izzive na področju zasebnosti in varnosti. Ker se številni zaposleni ne držijo dosledno standardov informacijske varnosti in skladnosti, to predstavlja tveganje za varnost v oblaku in lahko privede do kršitev varnosti podatkov in kibernetskih napadov.

Zato ni presenetljivo, da je bila v naši raziskavi med odločevalci na področju IT varnost označena kot glavni izziv, saj jo je 60 % podjetij uvrstilo med tri najpomembnejše izzive. Preusmerja velik del njihove energije: polovica odločevalcev na področju IT nam je povedala, da jim varnost informacij vsakodnevno vzame veliko časa. Zato si številna podjetja prizadevajo te težave preprečiti, še preden do njih pride.

Ko pogledamo specifične izzive odločevalcev na področju IT pri zagotavljanju informacijske varnosti in skladnosti, je jasno, da so hibridni načini dela in delo na daljavo ustvarili nova tveganja za skladnost ter otežili sposobnost organizacij za zaščito njihovih ključnih informacij.

V bližnji prihodnosti bodo hibridna delovna okolja v večini pisarniških organizacij postala stalnica. Kar 74 % strokovnjakov v Evropi pričakuje, da bo delo na daljavo postalo standardna praksa⁴, kar prinaša nove izzive na področju informacijske varnosti.

Vendar odločevalcem na področju IT povzroča preglavice. Zaposleni pogosto uporabljajo spletne storitve ali tehnologije tretjih oseb, ki jih njihovo podjetje ne dovoljuje. Poleg tega nimajo vpogleda v to, ali zaposleni za obdelavo občutljivih podatkov uporabljajo lastne naprave, zato ne morejo spremljati, kateri dokumenti se delijo in s kom se delijo. Skratka, nimajo preglednosti in nadzora, ki ju potrebujejo.

Ko smo odločevalce na področju IT vprašali, kako nameravajo izboljšati svoja hibridna delovna okolja, jih je 43 % želelo izboljšati vidnost uporabe programske opreme pri zaposlenih, 42 % pa jih je želelo imeti večji nadzor nad tem, kako zaposleni pristopajo k postopkom zagotavljanja skladnosti. V zameno upamo, da bodo ta prizadevanja zmanjšala izzive v zvezi z varnostjo podatkov in zagotovila, da bodo zaposleni zagotavljali skladnost tudi pri delu na daljavo.

Obstaja jasna želja po praktičnih rešitvah za varnost informacij in zagotavljanje skladnosti, ki ustrezajo potrebam današnjih organizacij.

Naše poročilo kaže, da veliko odločevalcev na področju IT sprejema konkretne ukrepe za povečanje kibernetske odpornosti svojih organizacij in lažje spremljanje skladnosti. To potrjuje naš nasvet strankam, da večja preglednost in nadzor temeljita na avtomatizaciji.

Ročni postopki zagotavljanja skladnosti so odvisni od tega, ali si zaposleni zapomnijo, kdaj dostopajo, urejajo, delijo ali brišejo informacije. Pri tem lahko pride do napak, med revizijo pa jih ni vedno lahko dokazati. V skladu s tem 36 % odločevalcev na področju IT navaja, da sumijo ali vedo, da zaposleni ne upoštevajo vedno pravil glede skladnosti, kar lahko ogrozi varnost podatkov.

Z avtomatizacijo določenih vidikov ravnanja z informacijami s pomočjo digitalnega upravljanja dokumentov lahko odločevalci na področju IT preprosto sledijo gibanju dokumentov znotraj svoje organizacije. To zagotavlja nemoten in varen pretok informacij brez nevarnosti, da bi se znašle v napačnem nabiralniku.

53 % odločevalcev na področju IT že ima vzpostavljene samodejne pravice dostopa, ki zagotavljajo, da nepooblaščeni zaposleni ne morejo dostopati do občutljivih dokumentov. 51 % jih je samodejno uporabilo časovne okvire shranjevanja, da bi zagotovilo izbris občutljivih dokumentov v skladu z uredbo GDPR.

Vendar je pred nami še nekaj stvari. Ko smo odločevalce na področju IT vprašali, katere postopke imajo vzpostavljene za nadzor posebnih funkcij dokumentov, od pravic dostopa do indeksiranja, se je izkazalo, da je tudi najpogosteje uporabljene postopke sprejela le približno polovica organizacij, ki smo jih vprašali.

Ne gre za to, da odločevalci na področju IT nimajo volje, da bi napredovali na poti avtomatizacije. Vrednost avtomatizacije je očitna vsem, ki jo sprejmejo, saj skoraj vsi odločevalci na področju IT z vsaj enim avtomatiziranim postopkom trdijo, da jim je prinesla koristi.

Vendar pa, kot je razvidno iz našega poročila, obstajajo pomembne ovire med prvimi fazami uvajanja avtomatizacije in napredno avtomatizacijo poteka dela. Prav premagovanje teh izzivov bo omogočilo naslednji val avtomatizacije ter pomagalo organizacijam učinkoviteje obvladovati izzive na področju informacijske varnosti.

Tehnološke spremembe v zadnjih letih so presenetljivo hitre. Odločevalci na področju IT imajo polno priložnosti, saj imajo možnost, da organizacije popeljejo v ospredje dobe avtomatizacije.

Izzivi informacijske varnosti, s katerimi se soočajo odločevalci na področju IT, so lahko pobudnik, ki je zahtevan za pospešitev širšega uvajanja avtomatizacije, ki spreminja način, kako organizacije obdelujejo informacije.

Orodja za upravljanje informacij prihodnosti so že tu. Vendar je pred večino organizacij še dolga pot, preden jih bodo lahko samozavestno uporabljale za izboljšanje svojega poslovanja in dodajanje nove vrednosti.

Odločevalci na področju IT morajo svoje organizacije pripraviti na prihodnost z uvajanjem avtomatizacije in pospeševanjem svoje digitalne preobrazbe. Da bi to dosegli, morajo izbrati pravega partnerja, ki jim bo omogočil vzpostavitev trdnih ukrepov za zagotavljanje varnosti in skladnosti tudi v prihodnjih letih.

Prenesite naše poročilo in si oglejte najpogostejše izzive na področju varnosti informacij in zagotavljanje skladnosti ter ugotovite, zakaj večina organizacij ne izkorišča svojega potenciala za avtomatizacijo.