Tri prikrita ozka grla v vašem poslovanju (in kako jih odpraviti)

Vodje oddelkov za poslovanje vlagajo znatna sredstva v poslovne informacijske sisteme (ERP), avtomatizacijo potekov dela in orodja v oblaku, vendar mnogi še vedno opažajo neučinkovitosti, tveganja v zvezi s skladnostjo in razdrobljene procese, ki upočasnjujejo njihovo poslovanje.

Danes namreč izziv, s katerim se soočajo oddelki za poslovanje, ni več digitalizacija potekov dela, ampak njegova integracija v širše poslovanje, da bi izboljšali učinkovitost, okrepili skladnost in povečali poslovno prilagodljivost.

Jasno je, da tehnologija sama po sebi ne zagotavlja učinkovitosti. Številni delovni procesi so še vedno vsaj delno ročni – podatki so ujeti v ločenih sistemih, odobritve se zamikajo, spremljanje skladnosti pa še vedno zahteva človeški nadzor. Zato ne preseneča podatek raziskave družbe PWC, da 69 % vodij poslovnih in dobavnih verig pravi, da njihove naložbe v tehnologijo niso prinesle pričakovanih rezultatov.¹

Z osredotočanjem na pogosto spregledane izzive ročnih procesov – nepovezane sisteme in pomanjkanje pregleda nad skladnostjo – lahko vodje operacij odpravijo ozka grla pri pretoku informacij in v celoti izkoristijo potencial svojih naložb v digitalizacijo.

Čeprav je večina papirnatih postopkov že preteklost, se neučinkovitosti še vedno pojavljajo v napol avtomatiziranih potekih dela, nepovezanih sistemih in spregledanih področjih skladnosti. Reševanje teh izzivov ne zahteva nujno dodatne tehnologija, ampak pametnejši in bolj povezan pristop k upravljanju informacij.

Kljub temu, da živimo v sodobnem, digitaliziranem okolju, mnogi še vedno opravljajo ključne postopke poslovanja na vse bolj zastarele načine. Postopki, kot so odobritve računov, poročanje o skladnosti in upravljanje vložišča, pogosto vključujejo nepotrebno ročno vnašanje podatkov, verige e-poštnih sporočil in nepovezane preglednice.

Obdelava prejetih računov (AP) je odličen primer. Mnoge ekipe se pri obdelavi prejetih računov še vedno zanašajo na odobritve računov prek e-pošte in ročno vnašanje podatkov, kar posledično vodi do številnih zamud in stroškovno potratnih napak. V nasprotju s tem pa lahko ustrezno avtomatizirano zajemanje, preverjanje in odobritve računov pospešijo denarni tok, izboljšajo natančnost in finančnim ekipam omogočijo, da se posvetijo bolj strateškemu delu.

Nepovezani ali ločeni sistemi znatno upočasnjujejo delovanje. Ko sistemi niso brezhibno integrirani, morajo zaposleni ročno prenašati podatke med platformami ERP, CRM (upravljanje odnosov s strankami), financami in platformami za upravljanje dokumentov. To vodi do napak, ozkih grl in še več izgubljenega časa.

Postopek upravljanja pogodb predstavlja klasičen primer. Številna podjetja se še vedno zanašajo na e-pošto in preglednice za upravljanje pogodb, kar otežuje sledenje odobritvam, nadzor nad različicami in zagotavljanje skladnosti. Avtomatizacija poteka dela na področju pogodb – od priprave osnutka do odobritve in izvedbe – omogoča popolno preglednost postopka, hitrejšo izvedbo in stalno spremljanje skladnosti.

Zakonodajne zahteve so vse strožje, vendar mnoga podjetja nimajo pregleda nad potencialnimi tveganji na področjih varnosti dokumentov, upravljanja informacij in splošne skladnosti z zakonodajo. Na primer, 53 % podjetij nima avtomatiziranega upravljanja pravic dostopa do dokumentov,² kar znatno povečuje njihovo izpostavljenost kaznim zaradi kršitev zakonodaje in negativnemu odzivu javnosti.

Preprosta rešitev za obvladovanje teh izzivov je digitalno vložišče, ki pomaga poenostaviti skladnost, saj samodejno zajema in usmerja dohodne dokumente. Pri tem ni pomembno, ali prispejo po e-pošti, v obliki skeniranega dokumenta ali digitalnega obrazca. Digitalno vložišče zagotavlja, da vsak poslovni dokument takoj prispe do prave osebe ali ekipe, brez tveganja, da bi občutljive informacije pristale v napačnih rokah.

Izboljšanje upravljanja informacij prinaša vaši organizaciji številne prednosti, saj izboljša odpornost, prilagodljivost in stroškovno učinkovitost v celotnem podjetju. Vendar pa se, kot je pojasnjeno v zadnjem poglavju, tudi podjetja, ki so prešla na digitalne procese in poteke dela, pogosto spopadajo z nepopolno avtomatizacijo, podatkovnimi silosi in varnostnimi vrzelmi, ki ovirajo sprejemanje odločitev. Kako lahko torej ekipe, ki skrbijo za poslovanje, izkoristijo priložnosti, ki jih ponujajo njihove digitalne naložbe?

Zmanjšanje količine ročnega dela v ključnih potekih dela lahko znatno izboljša učinkovitost ključnih poslovnih procesov. Po podatkih raziskave družbe Canon³ lahko učinkovita avtomatizacija čas obdelave skrajša za do 50 %, ta čas pa lahko ekipe namesto za ponavljajoče se naloge porabijo za strateške izboljšave.

Povezovanje informacijskih tokov med poslovnimi sistemi, kot so ERP, CRM in upravljanje dokumentov, odpravlja morebitne ovire in omogoča hitrejše odločitve, ki temeljijo na podatkih. Podjetja, ki uvedejo celovito avtomatizacijo, imajo 75 % večjo verjetnost, da bodo pridobila konkurenčno prednost pred tistimi, ki avtomatizacije ne uporabljajo.⁴

Drugo področje, na katerem pametnejše upravljanje informacij igra ključno vlogo, je področje skladnosti. Le 51 % ekip za informacijsko tehnologijo poroča, da so pravilniki hrambe dokumentov v celoti avtomatizirani⁵, kar seveda ne povečuje le tveganja kršitve pravil o skladnosti, temveč ustvarja tudi ogromno dela za ekipe, ki morajo ta postopek upravljati ročno. Z uvedbo upravljanja informacij na ravni celotnega poslovanja podjetje takoj okrepi varnost dokumentov, poenostavi skladnost in zmanjša izpostavljenost pravnim tveganjem.

Rezultat? Raziskave kažejo, da lahko podjetja, ki optimizirajo informacijske tokove, operativne stroške⁶ zmanjšajo za do 30 %. Z enostavno optimizacijo časa obdelave dokumentov, odpravo ročnega prenosa in avtomatizacijo preverjanja skladnosti lahko vsako podjetje prihrani stroške in hkrati izboljša produktivnost.

Čeprav se zdi digitalna optimizacija zahtevna naloga, gre v resnici le za niz preprostih korakov:

1. Ocenite trenutne poteke dela, da odkrijete ozka grla in ročno delo, ki upočasnjujejo poslovanje.
2. Zagotovite povezanost sistemov z integracijo informacij iz sistemov ERP, CRM in sistemov za zagotavljanje skladnosti.
3. Avtomatizirajte procese z visokim učinkom, kot so odobritve računov, upravljanje pogodb in takojšnje usmerjanje dokumentov prek digitalnega vložišča.
4. Izboljšajte varnost in skladnost z uvedbo avtomatiziranih politik hrambe, nadzora dostopa in pobud za upravljanje na ravni celotnega podjetja.
5. Sodelujte s strokovnjaki, ki razumejo, kako učinkovito integrirati rešitve za upravljanje informacij.

Naslednja faza digitalne preobrazbe v poslovanju ne pomeni uvedbe dodatne tehnologije. Namesto tega je treba tehnologijo izkoristiti na pametnejši način. Podjetja, ki bodo uspela premostiti vrzeli v učinkovitosti, torej bodo pametno avtomatizirala in integrirala svoje sisteme ter zagotovila nemoten pretok podatkov v celotnem podjetju, bodo pridobila ključno prednost v smislu hitrosti, prihrankov pri stroških in operativne odpornosti.

Ključno je prepoznavanje priložnosti za avtomatizacijo ključnih potekov dela, povezovanje različnih sistemov informacijske tehnologije v podjetju in zmanjšanje odvisnosti od ročnega izpolnjevanja zahtev za skladnost. Šele takrat lahko podjetje poveže vse elemente in začne izkoriščati vse prednosti digitalne preobrazbe.

Učinkovito upravljanje informacij ni le zelo ambiciozen cilj, temveč je strateško sredstvo, ki se mu mora posvetiti vsaka organizacija. Pri tem je učinek na poslovanje merljiv. S pravimi rešitvami, kot so digitalna vložišča, upravljanje pogodb in avtomatizacija postopkov dohodnih računov, lahko organizacije končno presežejo razdrobljene poteke dela in oblikujejo model poslovanja za prihodnost.