Od papirja do napredka: kako pametnejše upravljanje kadrovskih informacij odpira pot do strateške prednosti

Toda zakaj se ob vsem tem napredku načini dela v kadrovskih oddelkih niso prilagodili? Na kratko, zakaj se še vedno tako veliko kadrovskih delavcev ukvarja s fotokopiranjem pogodb in ročnim vnosom podatkov v preglednice, kot da bi bilo leto 2005?

Tudi ob obsežnih spremembah kadrovskih politik in načinov dela v številnih podjetjih, ki postavljajo kadrovske službe v ospredje in pospešujejo njihovo preobrazbo iz taktične funkcije v strateško prioriteto, so mnogi kadrovski oddelki še vedno omejeni z ročnimi procesi, počasnimi delovnimi tokovi in razdrobljenimi sistemi.

Kljub napredku tehnologije na delovnem mestu kar 48 % kadrovskih strokovnjakov ocenjuje svoje upravljanje informacij kot povprečno ali slabo¹. Številni še vedno uporabljajo papirnate procese, verige e-poštnih sporočil in preglednice za spremljanje evidenc zaposlenih, skladnosti in ocenjevanja uspešnosti. Ta neučinkovitost izgublja čas, povečuje tveganja in omejuje sposobnost kadrovske službe, da zagotavlja strateško vrednost.

Da bi kadrovske ekipe prispevale največ vrednosti v sodobnih podjetjih, je treba preiti od reaktivnega opravljanja nalog k predvidevanju poslovnih potreb. Za to pa kadrovske ekipe potrebujejo orodja, ki omogočajo učinkovitejše opravljanje administrativnih opravil z manj nadzora, kar jim omogoča, da spodbujajo spremembe v organizaciji.

Ko postopki kadrovske službe ne delujejo, so posledice tega vidne v celotni organizaciji.

Slaba izkušnja pri uvajanju zaposlenega lahko npr. pusti stalne posledice. Te posledice so lahko še kako resne, saj je pri kar enem od štirih zaposlenih po prvih treh mesecih zaposlitve zabeležena manjša motivacija.². Pri slabih sistemih so večja potencialna tveganja, povezana s skladnostjo, pri čemer 31 % organizacij priznava, da je njihova varnost na področju kadrovske službe nezadostna³. Te neučinkovitosti povečujejo kadrovske odhode, ustvarjajo tveganja pri upravljanju in preprečujejo kadrovski službi uresničevanje strateških prednostnih opravil.

Skupine kadrovske službe v povprečju porabijo pet ali več ur na teden za administrativne naloge⁴, pri večjih organizacijah pa je ta številka še precej višja. Ob odsotnosti učinkovitih digitalnih sistemov kadrovski strokovnjaki več časa porabijo za pridobivanje odobritev, ročno spremljanje skladnosti in pripravo poročil, namesto da bi se osredotočali na strategijo razvoja talentov.

Oddelki kadrovske službe obravnavajo občutljive podatke o zaposlenih, vendar se mnogi še vedno zanašajo na nepovezane preglednice, papirnate zapise ali zastarele sisteme. Izdane globe v okviru Uredbe GDPR so leta 2023 presegle 2,1 milijarde EUR po vsej EU⁵. Brez varnega in avtomatiziranega sledenja skladnosti v kadrovski službi se organizacije soočajo s povečanim pravnim tveganjem.

Ekipa kadrovske službe hrani dragocene podatke o zaposlenih, vendar pogosto nima orodij za njihovo analizo in ukrepanje v zvezi z njimi. Ker vodje kadrovskih služb stremijo k temu, da bi zavzeli bolj strateško stališče v zvezi z ekipami vodstvenih delavcev, bo dostop do vpogledov v trende zaposlenih v realnem času, vrzeli v znanjih in tveganja, povezana s hrambo podatkov, ključen pri preoblikovanju sprejemanja odločitev na proaktivno in ne reaktivno ukrepanje⁶.

Vodilna podjetja prehajajo k avtomatiziranim, digitalno usmerjenim kadrovskim procesom, ki skrajšajo čas administracije, izboljšajo varnost in omogočajo vpogled v podatke, ki temeljijo na analitiki. Pri tem prinašajo koristi, ki presegajo tradicionalno upravljanje kadrov.

Ekipe kadrovskih služb, ki uporabljajo avtomatizacijo, znatno zmanjšajo svoje administrativne obremenitve. Na primer, Canon Italija je interno uvedel digitalni sistem za upravljanje kadrovskih primerov, kar je skrajšalo čas administracije za 15 % in hkrati izboljšalo spremljanje skladnosti.⁷. S funkcijami, kot so samopostrežni kadrovski portali, lahko zaposleni dostopajo do pravilnikov, podajo vlogo za dopust in posodabljajo svoje podatke brez ročnega posredovanja kadrovske službe, s čimer se število poizvedb zmanjša kar za do 50 %⁸.

Samodejno sledenje dokumentom, spremljanje skladnosti in varen dostop do podatkov o človeških virih, ki temelji na vlogah, znatno zmanjšujejo tveganja, povezana s skladnostjo in varnostjo. Na tem področju je bil dosežen velik napredek, saj več kot 53 % vodij oddelkov za informacijske tehnologije že vpeljuje avtomatizirane varnostne ukrepe v zvezi z evidencami človeških virov (v kadrovski službi), s čimer želijo preprečiti nepooblaščene dostope do podatkov⁹.

Kadrovske ekipe uporabljajo različne metode za spremljanje ključnih podatkov o zaposlenih, kot so trendi odhodov in vključenosti zaposlenih. Veliko teh metod vključuje ročni pregled informacij iz različnih virov in pripravo poročil o stanju. Nadzorne plošče v realnem času omogočajo takojšen dostop do teh podatkov ter odpirajo možnosti napredne analitike, ki kadrovskim vodjem pomaga predvideti potrebe po novih kadrih, prepoznati tveganja odhoda zaposlenih in načrtovati prihodnje vrzeli v znanju.¹⁰.

Predvsem pa je kadrovska služba namenjena ljudem, ne procesom. Primarno digitalni pristop izboljšuje uvajanje novih kadrov, sledenje uspešnosti in dostopnost storitev kadrovske službe, zaposlenim pa zagotavlja brezhibno digitalno izkušnjo, ki jo pričakujejo. Raziskava družbe Canon ugotavlja, da podjetja, ki posodabljajo svoje kadrovske sisteme, beležijo 25-odstotno povečanje zadovoljstva zaposlenih¹¹.

Pri številnih kadrovskih ekipah se lahko digitalno upravljanje informacij zdi izjemno težko. Dobra novica je, da ni nobenega razloga, da bi bila preobrazba boleča oz. da bi se morala zgoditi kar čez noč. Strukturiran, postopni pristop zagotavlja hitre dosežke med vzpostavljanjem temeljev za dolgoročno digitalizacijo.

1. Ocenite obstoječe neučinkovitosti – opredelite ozka grla v potekih dela kadrovske službe in sledenju skladnosti.
2. Izberite integrirani informacijski sistem kadrovske službe (HMIS) – zagotovite, da sistem vključuje funkcije, ki so povezane z avtomatizacijo, analitiko in varnim nadzorom dostopa.
3. Digitalizirajte in centralizirajte evidence zaposlenih – za hitrejši dostop in boljšo varnost preidite s papirnatega na digitalno shranjevanje podatkov.
4. Avtomatizirajte ključne poteke dela kadrovske službe – začnite s področji, kot so uvajanje zaposlenega, spremljanje skladnosti in upravljanje učinkovitosti delovanja, s čimer boste hitro opazili vidne rezultate.
5. Okrepite skladnost in varnost – vpeljite pravila avtomatizirane hrambe dokumentov, revizijskih dnevnikov in dostopa na podlagi vlog.
6. Podprite vpeljavo z usposabljanjem in upravljanjem sprememb – poskrbite da so ekipe kadrovske službe in zaposleni dobro seznanjeni z uporabo novih sistemov.

Vodje kadrovske službe imajo edinstveno priložnost, da na novo opredelijo svojo vlogo v podjetju. Vodje niso več »le« administratorji, postajajo strateški akterji, načrtovalci na področju delovne sile in ključni odločevalci. A za to so potrebna sodobna digitalna orodja, ki jim omogočajo, da se osredotočijo na ljudi in ne na papirologijo.

Prehod na inteligentno upravljanje informacij ni le vprašanje učinkovitosti, temveč predstavlja temeljni premik v načinu delovanja kadrovske službe. Tisti, ki se odločijo za posodobitev, izboljšajo izkušnje svojih zaposlenih, okrepijo skladnost in pridobijo vpoglede, ki so potrebni za spodbujanje poslovnega uspeha.

Vprašanje ni več, ali naj se delovanje kadrovske službe digitalizira, ampak kako hitro se lahko vaša organizacija prilagodi posodobitvi.