Štirje najboljši nasveti za brezhibno uvajanje tehnologije za upravljanje informacij v vaše poslovanje

Odločanje o naložbah v novo tehnologijo za izboljšanje pretoka informacij v okviru organizacije predstavlja en vidik, uspešno uvajanje nove tehnologije z minimalnimi motnjami in nizkimi stroški pa drugega.

Pomembno je, da ta postopek ustrezno izpeljete, saj lahko neuspešna uvajanja novih tehnologij v poslovanje povzročijo pravi pogrom v medijih, ne glede na to, ali gre npr. za opustitev sistema s kartotekami bolnikov v okviru nacionalnega zdravstvenega sistema (NHS), ki je bil opisan kot »največji neuspeh na področju informacijske tehnologije«¹, ali za neuspeli poskus avtomatizacije sistema skladiščenja podjetja Sainsbury, ki je bil naknadno opuščen in je povzročil za 150 milijonov GBP stroškov².

Naša nova raziskava je vključevala tisoče odločevalcev na področju IT z namenom bolje razumeti, kako se poslovni procesi razvijajo in rastejo. Raziskava je pokazala, da so odločevalci na področju IT kot največji izziv pri uvedbi novih tehnologij v poslovanje navedli združljivost z obstoječo infrastrukturo.

Te težave so lahko za projekt uvajanja nove tehnologije v poslovanje pogubne, še posebej v času, ko si mnoga podjetja prizadevajo postati digitalno zrelejša. Kar 10 % vprašanih je bilo primoranih v celoti opustiti uvajanje novih tehnologij v poslovanje v zadnjih nekaj letih.

V tem članku bomo opisali štiri področja, ki jih morajo odločevalci na področju IT upoštevati pri uvajanju nove tehnologije v poslovanje. Če vse storijo prav, to bistveno izboljša njihove možnosti za bolj gladko in uspešnejše uvajanje novih tehnologij, s čimer lahko podjetja hitro začnejo žeti sadove prednosti, ki jih prinašajo novi sistemi.

V okviru raziskav, opravljenih za to poročilo, smo odločevalce na področju informacijske tehnologije (IT) povprašali o izzivih, s katerimi so se soočali, ko so nazadnje izvedli strateško uvajanje tehnologij v svoje poslovanje. Uvajanje nove tehnologije v obstoječo infrastrukturo informacijske tehnologije je bila z 28 % najpogosteje omenjena težava pri sami uvedbi.

Najpomembnejši vidik za odločevalce na področju IT med postopkom naročanja je združljivost, še pomembnejši od zmogljivosti same tehnologije.

Upoštevajoč čas, stroške in izzive, povezane z uvajanjem popolnoma novih rešitev, je naš nasvet, da se naročanja lotite strateško in pri tem prednost dajete prilagodljivim tehnologijam, ki vam omogočajo, da svojemu poslovanju dodajate nadaljnje zmogljivosti, medtem ko se razvija brez uvajanj kakšnih obsežnejših novih tehnologij.

Odločevalce na področju IT smo povprašali o ravni podpore, ki so jo bili deležni pri svojem zadnjem uvajanju novih tehnologij v poslovanje. 61 % odločevalcev je dejalo, da so v določenem obsegu koristili storitve tretje osebe kot zunanjega ponudnika.

Zanimivo je dejstvo, da vsa podjetja pri iskanju zunanje pomoči ne uporabljajo enakega pristopa. 34 % jih išče osnovno raven podpore, ki jim daje zaupanje, da lahko upravljanje naloge opravijo kar v podjetju. 35 % vprašanih je odgovorilo, da je njihov cilj zasnovati skupno partnerstvo, kjer je odgovornost za projekt deljena. In nenazadnje, 30 % vprašanih odločevalcev na področju IT raje sodeluje s partnerjem, ki bo prevzel polno odgovornost za projekt vse od njegovega začetka pa do zaključka.

To je povsem odvisno od potreb in zmogljivosti organizacije. Večje organizacije z več kot 5000 zaposlenimi se bodo pogosteje odločile za celovito sodelovanje, kar ni presenetljivo upoštevajoč kompleksnost uvajanja nove tehnologije v večja podjetja oz. organizacije.

Ključni poudarek je v tem, da pravzaprav ni enotne strategije, ki bi ustrezala prav vsem. Vsako podjetje mora upoštevati svoje prednosti in slabosti, preden se odloči koristiti podporo zunanjih partnerjev.

Prava izbira za vas je odvisna od prednostnih nalog, ki si jih je zastavila vaša organizacija.

Naše raziskave so na primer pokazale, da so podjetja, ki so sama interno izvajala svoje zadnje uvajanje novih tehnologij v poslovanje, poročala o manj težavah, povezanih z (ne)združljivostjo in zamudami. Če je vaša najpomembnejša prednostna naloga hitra uvedba nove tehnologije, je vaše samostojno uvajanje nove tehnologije v poslovanje morda za vas najboljša možnost. Vendar pa po drugi strani s tem nastanejo stroški nestalne podpore, saj je kar petina vprašanih poročala o manku komunikacije s ponudniki in ena sedmina o manku podpore pri poprodajnih storitvah.

Pri tistih odločevalcih na področju IT, ki so se odločili za sodelovanje s tretjimi osebami, obstaja večji odstotek tistih, ki niso poročali o izzivih (21 %). Izbira sodelovanja s tretjimi osebami je prav tako pomenila boljšo poprodajno podporo in komunikacijo, pri čemer je bistven poudarek, da jih je med njimi le 5 % moralo opustiti projekt, kar je skoraj polovica manj kot pri tistih, ki so se odločili za lastno (interno) uvajanje novih tehnologij v svoje poslovanje. Naša raziskava je izpostavila eno pomanjkljivost, in sicer rahlo povečanje stopnje težav na področju funkcionalnosti.

Jasno je, da je kombiniran pristop pri zagotavljanju podpore s tem, da je za uvajanje nove tehnologije v poslovanje najprej odgovorna tretja oseba, zatem pa je to izvedeno interno (v podjetju) ali obratno, lahko izredno tvegan. Več kot 90 % vprašanih odločevalcev na področju IT, ki so se odločili za to pot, je poročalo o izzivih, in bistveno več jih je bilo primoranih opustiti svoje projekte. Ta pristop je prav tako privedel do večstopenjskih težav, med drugim do tega, da uvedena tehnologija ni služila svojemu namenu, oziroma do tega, da zaposleni niso bili zmožni ali pripravljeni sprejeti novih sistemov.

Vsakemu odločevalcu na področju IT, ki se je kdaj že spopadel s temi izzivi, je jasno, da pri tem ne gre vseh partnerjev metati v isti koš.

Izbira pravega partnerja za obsežno uvajanje tehnologije v poslovanje ni enostavna odločitev. Od tega je veliko odvisno.

Dober partner lahko sodeluje z odločevalci na področju IT in različnimi sektorji v podjetju z namenom zmanjšanja težav, povezanih z združljivostjo, in časovno občutljivih tveganj, povezanih z velikimi in kompleksnimi projekti. Vendar pa velja tudi nasprotno. Kot smo že navedli, se lahko težave, povezane z združljivostjo in zamudami, še poglobijo, ko gre za celovito sodelovanje.

Kaj nam to pove? Ključnega pomena je, da odločevalci na področju IT sodelujejo s partnerjem, ki razpolaga s poglobljenim znanjem o integraciji rešitev in strokovnim znanjem o tehnologiji, ki jo podjetje želi uvesti v svoje poslovanje. Morebitni partnerji morajo imeti možnost, da različne rešitve elegantno združijo in zasnujejo nove, ki bodo združljive z obstoječimi dejavniki v poslovanju.

Uspešno uvajanje novih tehnologij prav tako zahteva poglobljeno znanje in razumevanje poslovnih procesov, zlasti načina obdelave dokumentov in informacij v organizaciji, s čimer so odpravljena vsa morebitna trenja.

Nenazadnje velja, da so najboljši partnerji tisti, ki pri odločevalcih na področju IT uživajo dovolj zaupanja, da se lahko ti v celoti zavežejo avtomatiziranemu poslovanju v prihodnosti in s tem koristijo prednosti izboljšane varnosti in skladnosti, povečane produktivnosti in izjemne izkušnje strank.

Pri uvajanju novih tehnologij v poslovanje ni nobenih hitrih rešitev, ki bi postopek poenostavile. Gre za izzivov poln postopek, katerega ves čas pestijo morebitne težave, povezane z združljivostjo.

A podjetja, ki so že digitalno dozorela in se ponašajo s kulturo poslovanja, ki je vključujoča za nove tehnologije in ideje, so v dobrem položaju, da uspejo. Če se bodo odločevalci na področju IT pri snovanju načrtov za prihodnost naslonili na zunanjo podporo in poiskali partnerje, ki jim to lahko nudijo, bodo imeli najboljše možnosti za uspešno uvajanje tehnologije, kar bo v prihodnje prineslo mnogo pozitivnih rezultatov za njihovo organizacijo.

Pri Canonu razpolagamo z več kot 30-letnimi izkušnjami s poslovnim procesnim inženiringom ter z uvajanjem in snovanjem rešitev. S svojimi rešitvami izboljšanega upravljanja informacij smo podporo zagotovili že več kot 2700 strankam po vsej Evropi. Specializirani smo za obsežno avtomatizacijo potekov dela in upravljanje digitalnih dokumentov, zato smo vam pripravljeni pomagati vaše poslovanje dvigniti na višjo raven, ne glede na to, na kateri stopnji upravljate informacije.

Prenesite naše poročilo in odkrijte več o skupnih pasteh, s katerimi se soočajo podjetja med uvajanjem novih tehnologij v poslovanje, in o tem, kako organizacije uporabljajo tehnologije, kot je avtomatizacija, za boljše upravljanje informacij.