Avtomatizacija ni nov pojav. Ljudje so zaradi potrebe po večji produktivnosti razvili tehnologije za opravljanje nalog brez pomoči. Avtomatizacija že stoletja, od parnih strojev do avtomobilskih montažnih linij, pomaga razbremenjevati zaposlene vsakdanjih in ponavljajočih se opravil, da bi delovna mesta postala učinkovitejša.¹

Pri pisarniškem delu pa se avtomatizacija pojavlja v različnih oblikah. Usposobljeni strokovnjaki prispevajo dodano vrednost z ustvarjanjem in deljenjem informacij, zato je učinkovitejše zagotavljanje tega procesa pomemben dejavnik za dvig konkurenčnosti.

Nedavno smo izvedli raziskavo o tem, kako se spreminjajo procesi na delovnem mestu, vključno s tem, kako organizacije upravljajo z dokumenti in informacijami, in ugotovili, da organizacije začenjajo uporabljati avtomatizacijo na različne načine. To je po drugi strani prineslo koristi, ki presegajo učinkovitost, na primer izboljšanje izkušenj strank ter ohranjanje varnosti in skladnosti.

Vendar pa se je pokazalo tudi, da številna podjetja težko napredujejo od osnovnih oblik avtomatizacije k naprednim. Tako se je pojavilo vprašanje: zakaj?

Čeprav je bila avtomatizacija že pred pandemijo hitro rastoče področje, se je v zadnjih nekaj letih njena uporaba povečala, saj se je svetovni trg na področju avtomatizacije poslovnih procesov povečal s 5,1 milijarde dolarjev v letu 2016 na 12,7 milijarde dolarjev v letu 2021.² Pandemija je ta proces pospešila, saj je številna podjetja spodbudila k digitalizaciji velikih področij njihovega poslovanja.³ Po podatkih družbe McKinsey je bilo uvajanje tehnologije približno 25-krat hitrejše kot pred pandemijo.⁴

Rezultat? Podjetja so naredila velik napredek pri avtomatizaciji prej spregledanih poslovnih aktivnosti, kot so storitve za stranke, človeški viri in obdelava računov, ki vključujejo ponavljajoče se procese, ki so zelo primerni za avtomatizacijo, čeprav mnoge organizacije tega prej niso mogle postaviti na prvo mesto po pomembnosti.

V družbi McKinsey so tudi ugotovili, da se je s tem napredkom odnos spremenil, in sicer z uporabe avtomatizacije za zmanjševanje stroškov na pridobivanje konkurenčne prednosti.⁵ Ker avtomatizacija postaja vse naprednejša in se uporablja za vse bolj zapletene poslovne procese, prinaša vedno več strateških prednosti.

V naši raziskavi smo odločevalce na področju IT povprašali o njihovih izkušnjah z avtomatizacijo. Na podlagi njihovih odgovorov smo opredelili tri ključna področja, na katerih so dosledno zaznali koristi:

Produktivnost je ena od prednosti, ki se najpogosteje povezujejo z avtomatizacijo, kar je potrdila tudi naša raziskava. Kar 37 % odločevalcev na področju IT je dejalo, da avtomatizacija ekipam omogoča učinkovitejše delo, kar je najpomembnejša prednost.

32 % odločevalcev na področju IT je ugotovilo, da jim je naložba v avtomatizacijo olajšala upravljanje zagotavljanja skladnosti in varovanje ključnih informacij.

34 % vprašanih odločevalcev na področju IT je dejalo, da jim je avtomatizacija pomagala izboljšati uporabniško izkušnjo, kar spada med tri najpomembnejše koristi.

Odločevalci na področju IT so vidno zadovoljni z avtomatizacijo, ki jo izvajajo. Toda ali obstajajo področja, na katerih bi lahko naredili še več, da bi svojim organizacijam zagotovili še več prednosti avtomatizacije?

Zaščita podatkov je stalna skrb odločevalcev na področju IT, zaradi vse več virtualnih in hibridnih načinov dela pa organizacije težje sledijo vedenju zaposlenih. 36 % odločevalcev na področju IT je odgovorilo, da vedo ali menijo, da zaposleni ne upoštevajo postopkov zagotavljanja skladnosti, zato ni presenetljivo, da že vlagajo v tehnologijo digitalnega upravljanja dokumentov, da bi pridobili boljši pregled in nadzor nad pretokom informacij v svoji organizaciji.

53 % odločevalcev na področju IT na primer že ima vzpostavljene samodejne pravice dostopa, ki zagotavljajo, da nepooblaščeni zaposleni ne morejo dostopati do občutljivih dokumentov. 51 % jih je samodejno uporabilo časovne okvire shranjevanja, da bi zagotovilo izbris občutljivih dokumentov v skladu z uredbo GDPR.

Približno polovica odločevalcev na področju IT pravi, da so izvedli katero od potencialnih možnosti upravljanja digitalnih dokumentov, o katerih smo jih spraševali.

Ko smo si ogledali bolj zapletene izvedbe, ki zajemajo celotne poteke dela, smo ugotovili, da je sprejemanje tovrstne stopnje avtomatizacije s strani odločevalcev na področju IT občutno manjše. Pomembno je, da so to najbolj vplivne vrste avtomatizacije, ki lahko spremenijo izkušnjo zaposlenih in strank.

Na primer, le 29 % odločevalcev na področju IT je avtomatiziralo komunikacijo s strankami, le 30 % pa jih lahko strankam in naročnikom zagotavlja samodejne posodobitve stanja.

Kje je torej napaka in kako lahko odločevalci na področju IT zapolnijo vrzel ter preprečijo, da bi ostali v ozadju?

Uvajanje avtomatizacije poteka dela je pač bolj zapleteno. Toda med našo raziskavo je postalo jasno, da je uvedba tako obsežne avtomatizacije lahko zastrašujoča še zaradi enega posebnega razloga, in sicer zaradi težav z združljivostjo nove in obstoječe tehnologije. Zato so odločevalci na področju IT pri izbiri nove tehnologije kot najpomembnejši dejavnik navedli združljivost z obstoječo infrastrukturo IT svoje organizacije.

Ker organizacije upravljajo vse bolj zapletene tehnološke ekosisteme, ni presenetljivo, da posodobitve in inovacije niso enostavne. Naša raziskava je pokazala, da je 27 % odločevalcev na področju IT med zadnjo večjo uvedbo tehnologije izkusilo zaostanke, 23 % pa jih je tehnologijo namestilo, vendar so ugotovili, da funkcionalnost ni ustrezala namenu. Kar naj bi podjetju omogočilo učinkovitejše upravljanje informacij, ima lahko ob nepravilnem ravnanju ravno nasproten učinek.

V mnogih primerih je izbira pravega partnerja pri uvedbi nove tehnologije razlika med uspehom in neuspehom. Naša raziskava je pokazala, da lahko sodelovanje z napačnim partnerjem še poslabša izzive združljivosti. Zato lahko izbira partnerja, ki ima izkušnje z integracijo in usklajevanjem rešitev, pomaga odločevalcem na področju IT zmanjšati vse motnje in negotovost.

Ugotovili smo, da s povečanjem digitalne zrelosti podjetja pridobijo gradnike za boljšo agilnost. Avtomatizacija je temeljni del te poti, saj izboljšuje izkušnje zaposlenih in strank ter odločevalcem na področju IT zagotavlja večji nadzor in vidnost informacij v njihovih organizacijah kot kadar koli prej.

Da pa bi lahko podjetja kar najbolje izkoristila avtomatizacijo, morajo biti pripravljena izdelati načrt za rast, s katerim se bodo izognila oviram glede združljivosti. Z izbiro pravega partnerja to nenehno napredovanje v avtomatizirano prihodnost ne bo tako zastrašujoče.

Prenesite naše poročilo in odkrijte izzive, s katerimi se danes soočajo odločevalci na področju IT, preverite, kako je z digitalno zrelostjo vašega podjetja in v katera področja lahko vlagate za oblikovanje praktične strategije, povezane z avtomatizacijo.