Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Mestni svet Leedsa: z manj sredstvi na prvem mestu

Izziv

Mestni svet Leedsa 700.000 občanom zagotavlja najpomembnejše podporne storitve in je druga največja metropolitanska oblast v Britaniji, po kakovosti ponujenih storitev pa želi biti na prvem mestu. V obdobju zategovanja pasu in zmanjševanja porabe v javnem sektorju je to ambiciozen cilj.

Poleg povečanja produktivnosti in znižanja stroškov tiskanja in odpadnega materiala se želi mestni svet posvetiti načinu, kako se spreminja dostop ljudi do javnih storitev. Vodja skupnih storitev Helena Phillips pove: "Vse več komunikacije se odvija prek digitalnih kanalov, zato je pred nami izziv, kako prilagoditi svoje storitve in ne preseči vse manjšega proračuna."

"Želeli smo uvesti pametno rešitev za tiskanje, s katero bi prihranili tako denar kot tudi čas."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Pri prepoznavanju neučinkovitih področij je izstopalo področje tiskanja. Za 12.500 zaposlenih tiskanje predstavlja ključno računalniško funkcijo, vendar pa je bilo upravljanje in vzdrževanje celotne skupine omrežnih in nepovezanih naprav zahtevno. Kathy McCarthy, vodja upravljanja storitev tiskanja, se spominja: "Moja ekipa se je cele dneve spopadala z napakami in poskušala zmanjšati motnje v delovnem postopku. Želeli smo uvesti pametno rešitev, s katero bi prihranili tako denar kot tudi čas."

Canonova rešitev

V tesnem sodelovanju z mestnim svetom smo razvili rešitev storitve tiskanja za celotno organizacijo, ki smo jo poimenovali PrintSmart. Rešitev vključuje 850 naprednih večfunkcijskih črno-belih in barvnih naprav in integrirano rešitev za faksiranje z enotnim sistemom upravljanja.

"Canon je že od začetka prevzel vlogo strateškega partnerja in ne zgolj dobavitelja."

Za pomoč pri uvajanju sistema PrintSmart v samo šestih mesecih smo ustvarili tudi spletne in video tečaje ter izvedli program usposabljanja za "super uporabnike", ki bodo lahko kolegom pomagali pri uporabi izboljšanega sistema. Vodja storitev in infrastrukture Andrew Byrom pravi: "Canon je prevzel vlogo strateškega partnerja in ne zgolj dobavitelja. Člani njihove ekipe so bili zelo predani svojemu delu in so vsak dan dali vse od sebe, še posebej v prehodnem obdobju. Tehnologija je bila tako učinkovita in enostavna, da so jo ljudje takoj sprejeli."

Prednosti

Sistem PrintSmart je imel takojšen finančni učinek, saj je mestni svet že v prvem letu privarčeval okoli 30 % vrednosti prejšnje pogodbe, do danes pa že več kot 400 tisoč britanskih funtov. Z zamenjavo tiskalnikov z manj številnimi in stroškovno učinkovitimi večfunkcijskimi napravami se je število naprav za tiskanje zmanjšalo za 39 %, kar je samo v prvem letu prineslo četrtino manj natisnjenih dokumentov. Izjemni so bili tudi okoljski prihranki. Z ocenjenim prihrankom 1.007.318 kg toplogrednih plinov in rešenimi 18.139 drevesi v prvih 12 mesecih je Leeds na dobri poti, da postane nizkoogljično mesto.

"Izboljšanje je več kot očitno. Majhne spremembe, kot je pregled nad čakalnimi vrstami za tiskanje in zaščita dostopa z osebnimi kodami PIN, zagotavljajo, da se dokumenti ne izgubijo, in prihranijo čas."

Prav tako pa je po besedah Jo Miklo, vodje poslovne administracije, rešitev prinesla tudi velik porast produktivnosti: "Izboljšanje je več kot očitno. Majhne spremembe, kot je pregled nad čakalnimi vrstami za tiskanje in zaščita dostopa z osebnimi kodami PIN, zagotavljajo, da se dokumenti ne izgubijo, in prihranijo čas pri pridobivanju. Možnost enostavnega skeniranja podatkov omogoča hitrejše izpolnjevanje zahtev prebivalcev." Obdobja neaktivnosti so praktično odpravljena, najbolj jasen znak uspeha pa je po mnenju Andrewa Byroma to, da že več mesecev ni prejel nobenih pritožb.

Ogromne izboljšave pa so se zgodile tudi na področju varovanja podatkov. Napredna rešitev za faksiranje, ki jo uporabljajo za izmenjavo podatkov med bolnišnicami in šolami, zagotavlja varno ravnanje z občutljivimi podatki. Novi ukrepi, kot sta zaščita dostopa z osebnimi kodami PIN in samodejno brisanje opravil tiskanja po 24 urah, so prav tako prinesli znatne izboljšave na področju varnosti.

Digitalni mestni svet

Cilj Andrewa Byroma je, da bi mestni svet s Canonovo pomočjo količino natisnjenega materiala vsako leto zmanjšal še za dodatnih 5 odstotkov. S pomočjo podrobnih poročil sistema bo njegova ekipa pregledala oddelke, kjer bodo zaznali visoke stroške tiskanja, in osebje poučila o zmanjšanju količine tiskanja. Njihov cilj je zagotoviti dolgoročno donosnost naložbe v novo infrastrukturo za tiskanje, da bo mestni svet lahko izboljšal tudi druga področja.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Z novim načinom dela nam je Canon pomagal, da meščanom Leedsa zagotavljamo kakovostnejše storitve."

Uspešnost sistema PrintSmart je bila znotraj mestnega sveta izpostavljena kot vzorčni primer uspešne izvedbe velikih poslovnih projektov. Helena Phillips pravi: "Sistem PrintSmart je tiskanje iz mučnega opravila spremenil v enega ključnih orodij za delo v digitalni dobi. Z novim načinom dela nam je Canon pomagal, da meščanom Leedsa zagotavljamo kakovostnejše storitve."

Več informacij

Stopite v stik

Odkrijte, kako vam lahko pomagamo poenostaviti poslovanje

Več informacij